Деловая поездка начинается задолго до посадки в самолёт или поезд: нужно всё согласовать, оплатить и не потерять документы по дороге. Яндекс Командировки делают этот процесс спокойнее и понятнее для компании и сотрудника.
Содержание
Что такое Яндекс Командировки
Яндекс Командировки – сервис для компаний, который объединяет оформление рабочих поездок в одном месте.
С помощью сервиса можно:
- покупать авиабилеты для сотрудников;
- оформлять ж/д билеты;
- бронировать отели и другое проживание;
- оплачивать такси в командировке;
- подключать питание через корпоративные сервисы;
- использовать каршеринг и заправки;
- настраивать лимиты расходов;
- задавать тревел-политику компании;
- контролировать траты сотрудников;
- получать электронные отчёты;
- выгружать закрывающие документы;
- пользоваться поддержкой 24/7.
Яндекс Командировки входят в экосистему Яндекс Go для бизнеса. Компания получает доступ к привычным сервисам Яндекса в корпоративном формате: Такси, Драйву, Еде, Лавке, Заправкам и другим инструментам для рабочих поездок.
Главная идея Яндекс Командировок – убрать лишнюю ручную работу. Сотруднику не нужно самому собирать чеки, бухгалтеру – разбирать бумажные квитанции, а руководителю –каждый раз вручную контролировать расходы. Всё собирается в одном кабинете: поездки, сотрудники, лимиты, документы и отчётность.
Как подключить Яндекс Командировки
Подключение Яндекс Командировок проходит онлайн. Ехать в офис для этого не нужно:
- Оставьте заявку
Заполните форму подключения: укажите название компании или ИНН, имя, фамилию, телефон и электронную почту. - Получите доступ в личный кабинет
После обработки заявки компания получает доступ к кабинету Яндекс Go для бизнеса. - Добавьте реквизиты компании
В личном кабинете нужно указать данные юридического лица, чтобы пользоваться корпоративной оплатой и получать закрывающие документы. - Пополните счёт
Для оплаты заказов пополните баланс. В отдельных случаях может быть доступна постоплата или овердрафт — условия лучше уточнять при подключении. - Подключите сотрудников
Добавьте команду, настройте роли, доступы и лимиты на поездки, отели, такси, питание и другие расходы. - Оформите первую командировку
После настройки можно бронировать билеты и отели, подключать такси и другие сервисы для деловой поездки.
Личный кабинет Яндекс Командировок
Личный кабинет Яндекс Командировок – центр управления рабочими поездками. В нём компания может подключать сервисы, добавлять сотрудников, контролировать расходы и получать документы.
В личном кабинете доступны:
- профили сотрудников;
- роли и доступы;
- лимиты на расходы;
- тревел-политика;
- бронирование билетов и отелей;
- информация по заказам;
- отчёты;
- финансовые документы;
- акты и счета-фактуры;
- реестры поездок;
- данные по корпоративной оплате.
Во вкладке «Профиль компании» можно подключать новые сервисы. Для бизнеса доступны Такси, Еда и Драйв. Лавка становится доступна после включения Еды, а Доставка – в рамках тарифной линейки Такси. Чтобы активировать сервис, достаточно перевести тумблер вправо.
После подключения сервисов компания может открыть сотрудникам доступ и настроить роли. При необходимости сервисы можно отключить в любой момент.
Как войти в личный кабинет Яндекс Командировок для бизнеса
Вход в личный кабинет Яндекс Командировок выполняется через бизнес-аккаунт Яндекс Go для бизнеса. Доступ появляется после подключения компании и обработки заявки.
Чтобы войти в личный кабинет:
- Перейдите на страницу входа Яндекс Go для бизнеса. (business.taxi.yandex.ru)
- Авторизуйтесь в аккаунте Яндекса, который связан с компанией.
- Откройте бизнес-кабинет.
- Выберите нужную компанию, если к аккаунту привязано несколько организаций.
- Перейдите к разделам с сотрудниками, сервисами, лимитами, поездками и финансовыми документами.
Если сотрудник пользуется приложением Яндекс Go, ему нужно войти в бизнес-аккаунт в приложении. После этого становятся доступны корпоративные сервисы и оформление поездок в рамках настроенных лимитов.
Если войти не получается, стоит проверить, к какому аккаунту Яндекса привязан доступ, добавлен ли пользователь в компанию и выданы ли ему нужные роли. При необходимости администратор личного кабинета может открыть доступ сотруднику или изменить его права.
Сколько стоит Яндекс Командировки
В Яндекс Командировках нет абонентской платы за использование сервисов. Компания подключается к кабинету и платит не за доступ, а за фактические заказы: билеты, отели, такси, питание, каршеринг, заправки и другие расходы сотрудников.
Отдельные ценовые условия:
- 0 ₽ – абонентская плата за использование сервисов Яндекс Go для бизнеса;
- от 100 ₽ – минимальный сбор за выписку авиа- и ж/д билетов по России и за рубежом;
- 0 ₽ – комиссия за бронирование отелей и билетов на Аэроэкспресс.
Также для компаний может быть доступна отсрочка платежа, постоплата или овердрафт: сначала оформляете поездку, а затем пополняете счёт на нужную сумму. Точные условия зависят от подключения, поэтому перед началом работы лучше уточнить актуальные тарифы у менеджера сервиса.
Документы и отчётность
Одна из главных причин подключить Яндекс Командировки – автоматизация документов.
В классическом сценарии сотрудник возвращается из поездки с чеками, квитанциями, билетами и другими подтверждениями расходов. Часть документов может потеряться, часть – быть оформлена неправильно, а бухгалтерии приходится вручную разбирать каждую поездку.
В Яндекс Командировках этот процесс проще. Сотруднику не нужно собирать бумажные чеки и квитанции. Счета, акты и другие документы загружаются автоматически в личный кабинет.
Компания может получить:
- закрывающие документы;
- акт;
- счёт-фактуру;
- реестр заказов;
- отчёты по поездкам;
- данные по расходам сотрудников;
- документы для бухгалтерии.
Закрывающие документы отправляются на электронную почту в начале месяца, следующего за отчётным. Также их можно скачать в личном кабинете в разделе «Финансовые документы».
Для бухгалтерии это снижает риск ошибок, ускоряет закрытие месяца и помогает быстрее принимать расходы к учёту.
Преимущества Яндекс Командировок
У сервиса есть несколько сильных сторон, которые важны именно для бизнеса.
- Единый кабинет
Компания управляет командировками, сотрудниками, лимитами, сервисами и документами в одном месте. Не приходится собирать данные по поездкам из таблиц, почты, мессенджеров и разных сервисов бронирования.
- Привычное приложение Яндекс Go
Многие сотрудники уже пользуются Яндекс Go как физлица. Бизнес-аккаунт не требует долгого привыкания: интерфейс знакомый, а корпоративные функции добавляются внутри привычной экосистемы.
- Корпоративная оплата
Расходы оплачиваются с корпоративного счёта. Сотруднику не нужно тратить личные деньги, а потом ждать компенсации.
- Электронная отчётность
Сервис автоматически собирает документы и отчёты, снижая нагрузку на бухгалтерию и уменьшает риск потери чеков.
- Лимиты и тревел-политика
Компания заранее задаёт правила расходов. Такой подход позволяет контролировать бюджет и снижать риск лишних трат.
- Поддержка 24/7
Если в поездке что-то пошло не так, сотрудник может обратиться в поддержку ночью, в выходные или в срочной ситуации.
- Интеграция с сервисами Яндекса
Командировки связаны с другими сервисами Яндекса: Такси, Путешествиями, Едой, Лавкой, Драйвом и Заправками. Компания получает единое пространство для поездок, расходов и отчётности.
